Rezultatele intalnirii din august 2008 pentru stabilirea unor Strategii de Networking

Proiectul de Twining RO2006/IB/EN-02 Faza a II-a – Implementarea si Executarea Aquis-ului de Mediu, cu Accent pe Protectia Naturii, Regiunea 7 Centru, ARPM Sibiu
strategie de networking
Exista multe organizatii publice si private care au responsabilitati si desfasoara activitati in domeniul protectiei naturii, la nivele diferite: national, regional si local. La momentul actual, desi exista o oarecare colaborare intre sectoarele publice si private de mediu, precum si relatii reglementate in cadru legal intre diferitele nivele ale ANPM/ARPM/APM si Garda de Mediu (care indeplineste functia de control), deseori apar probleme precum sincope in comunicare, lipsa continuitatii si frecvente conflicte si tensiuni care creeaza dificultati in procesul de colaborare. Pentru a garanta o activitate eficienta in domeniul protectiei naturii, este absolut necesar sa ne unim fortele, sa lucram in retea si sa schimbam informatii intr-un cadru organizat. Acestea sunt aspectele pe care strategia de networking ar trebui sa caute sa le stabileasca.

In vederea elaborarii unei strategii de networking, Mark Schuurman (expert in comunicare din partea Serviciului Guvernamental al Olandei privind Managementul Padurilor si al Apelor (DLG), al Ministerului Agriculturii, Naturii si Calitatii Alimentelor) a organizat un atelier de lucru/intalnire privind modul de dezvoltare al unei astfel de strategii. Acest atelier de lucru s-a desfasurat in 20 august 2008. Au fost prezente 18 persoane din partea ANPM/ARPM/APM si a unor ONG-uri (Adept, Asociatia de Protectie a Liliecilor).

Recomandari pentru o strategie de networking bazata pe rezultatele atelierului de lucru
Pentru o strategie de networking (externa) eficienta, este necesara crearea unei strategii de networking interna. Asta inseamna ca ar trebui organizate activitati frecvente de comunicare si interactiune intre personalul/oamenii din domeniu si factorii de decizie de la minister. Directorul Cabinetului Presedintelor ANPM poate juca un rol cheie ca si pivot de legatura, sprijinit de Consultantul Rezident de Twinning. Retele interne ar putea fi create in domeniul managementului de personal, al impartasirii informatiilor si al comunicarii interne intre departamentele care depind unele de celelalte in vederea indeplinirii eficace a activitatilor. Este de asemenea important sa existe intalniri bine structurate ale personalului, pe langa intalnirile neoficiale care deja exista. Nu este de ajuns sa se tina sedinte doar cand exista o criza sau un motiv de sarbatorit. Intalnirile trebuie sa se intample intr-un mod organizat si in cadru oficial.

O persoana din institutie trebuie numita responsabila cu monitorizarea si explorarea de noi contacte – se poate crea de exemplu functia de “networking manager”. Aceasta persoana mentine in mod activ contactul cu factorii de decizie implicati si raporteaza asupra progresului catre conducere. Procesul de networking este un proces continuu de dezvoltare de noi contacte si de mentinere a celor deja existente. Ca instrument de lucru, aceasta persoana ar putea creea un sistem in care el sau ea poate inregistra tipurile de contacte realizate, rezultatele acestor contacte si masurile care vor fi luate. Este important ca sistemul sa fie actualizat si accesibil persoanelor cheie din organizatie.

Creati un proiect de organizare in cadrul organizatiei. Mai sus mentionatul networking manager ar putea de exemplu sa fie presedinte al unui comitet (intern) de organizare pentru probleme de networking cu diferite grupuri de lucru. Grupurile de lucru primesc instructiuni clare de la comitetul de organizare pentru a rezolva diferitele probleme de networking. Ulterior grupurile de lucru sfatuiesc comitetul de organizare. Comitetul de organizare decide ce probleme/sfaturi vor fi propuse conducerii, care va lua decizia finala privind actiunile de networking ce vor fi intreprinse. Referitor la cele de mai sus, este important sa ne asiguram ca participantii la comitetul de organizare precum si cei din grupurile de lucru provin din diferite nivele si departamente ale organizatiei. Cateva sugestii referitoare la cele mentionate mai sus:

Comitetul de organizare sa nu contina mai mult de 4/5 persoane.

Creati 3 sau 4 grupuri de lucru, pentru fiecare grup numiti un presedinte, din cadrul comitetului de organizare. Ulterior, aceste persoane sunt foarte bine informate cand se reunesc in comitetul de organizare pentru a discuta rezultatele grupurilor de lucru.
Stabiliti un program realist pentru intalniri si e important sa aveti o agenda clara a problemelor ce trebuie discutate.
O persoana cu experienta, cu “antene” in newtorking, cu o retea de relatii importante, ar putea fi presedintele comitetului de organizare pe probleme de network (preferabil cineva din ANPM).
Alte persoane din comitetul de organizare pot fi reprezentanti ai ARPM si APM.
Daca este posibil, includeti in grupul de organizare o persoana din departamentul de comunicare.
Creati grupuri de lucru care se axeaza pe o tema sau pe o parte a retelei (de exemplu, un grup de lucru “ONG-uri” , un grup de lucru “companii”, un grup de lucru “organizarea simpozioanelor”.

Faceti o lista cu factorii de decizie implicati cu care doriti stabiliti o cooperare. Concentrarea este cuvantul cheie! Analizati motivele pentru care aveti nevoie de acesti factori, ce urmariti sa obtineti de la ei, ce aveti dumneavoastra sa le oferiti si care este scopul relationarii/colaborarii cu ei. De asemenea, evidentiati problemele si oportunitatile. Alcatuiti un plan/strategie pentru a intra in contact cu acesti factori. (Toate recomandarile stabilite pot face parte din acest plan de actiune/strategie).

Daca este posibil si dezirabil de catre ambele (sau mai multe) parti, incercati sa oficializati intentiile de cooperare intr-un acord (document). Comunicati acest acord atat intern cat si extern. Folositi-va de mass-media pentru a arata publicului ca exista un acord de cooperare intre diferite formatiuni. Procesul de cooperare a dus la rezultate bune? Atunci sarbatoriti-va succesele! Cautati modalitati de expunere, interne si externe, prin intermediul mass-mediei (de asemenea un factor important in reteaua voastra!) si propriile voastre modalitati de comunicare/informare. “Rezultatul secundar” poate fi acela ca si alte organizatii vor intrevedea posibilitatea de a lucra impreuna sau de a face parte din reteaua voastra.

Daca este posibil, incercati sa realizati colaborari cu institutii in care factorii de decizie implicati sunt organizati (de exemplu, Camera de Comert, Asociatia Vanatorilor, etc.). De asemenea, incercati sa va puneti de acord asupra folosirii reciproce a canalelor de informare si comunicare, pentru a va asigura ca mesajele voastre (si ale lor) ajung la persoanele vizate.

Invitati-i pe reprezentantii organizatiilor la intalnirile voastre de lucru, impartasiti-le agenda de lucru si problemele pe care le discutati. Acest lucru se realizeaza la nivel managerial sau in anumite proiecte, in particular. Asigurati-va ca factorii de decizie implicati sunt bine informati referitor la aspectele care sunt actuale la momentul de fata. Impartasiti problemele, solutiile si asigurati-va ca factorii implicati sunt constienti de faptul ca trebuie sa colaborati pentru a gasi solutii la anumite probleme. Asigurati-va ca exista o anumita regularitate a acestor contacte, in cadrul intalnirilor de lucru.

Creati momente de interactiune cu factorii de decizie implicati de care aveti nevoie (si care au nevoie de voi). Aceste momente sunt necesare pentru a mentine contactul cu factorii implicati din reteaua voastra si pentru a dezvolta noi contacte. Luati initiativa in a organiza simpozioane, congrese sau intalniri la scara mica, care au ca scop dezbaterea anumitor probleme. Invitati factori implicati care au interese comune, dar si factori cu interese opuse.

Oferiti mijloacele voastre de comunicare organizatiilor (potentiale) din reteaua voastra, si incercati sa valorificati mijloacele de comunicare pe care organizatiile din retea le folosesc.

S-ar putea crea un sistem de contact digital, care sa functioneze ca instrument ajutator pentru networking (de asemenea grupurile de e-mail Yahoo). Cu acest sistem, schimbul de informatii dintre diferite organizatii ale network-ului este mai rapid. Cu toate acestea, sistemul nu trebuie sa inlocuiasca niciodata contactul personal!

Creati un sentiment de incredere reciproca, de transparenta si asigurati-va ca obtineti rezultate concrete, ca si consecinta a cooperarii cu organizatii din reteaua voastra.

Articole similare

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Rămâi conectat!

104,101FaniÎmi place
108CititoriConectați-vă
1,330CititoriConectați-vă

Articole Recente